えがおパートナーズのストレスチェックサービスを利用した場合、ストレスチェックにかかわる事務作業の多くをえがおパートナーズが行うことになります。
しかし、受検者リストの作成といった一部作業につきましては、社内ご担当者様にご協力をお願いすることになります。
ストレスチェックサービスを利用してストレスチェックを実施する場合の流れと、ご担当者様のご協力が必要な業務についてご説明いたします。
ストレスチェックサービスの利用をご検討されている方や、現在サービスを利用中の方のご参考になりましたら幸いです。
実施の準備
実施規程の作成と審議
ストレスチェック制度の円滑な実施には、関係者が制度の趣旨と指針の内容を正しく理解し、協力しながら、事業場の実態にあわせて取り組むことが重要です。
そこで、事業者は、ストレスチェック制度の基本方針を表明します。
そして衛生委員会等において、制度の実施方法・実施状況・実施方法の改善等の調査審議を行わせます。
「ストレスチェック制度の実施に関する規程」が定まったら、朝礼や掲示などで、規程を従業員に周知します。
受検者リストの作成
スケジュール確定後、ご担当者様には受検者リストを作成していただきます。
必要な項目を記載した入力用ひな型を弊社より送信いたしますので、ご活用ください。
ひな型通りのリスト作成が難しい場合は、独自の様式に則って作成されたリストも受付いたします。
受検者リスト・通知の確認
受検者リストをご提出いただきましたら、弊社でリストの内容をチェックいたします。
確認事項の洗い出し後にご連絡を差し上げますので、ご確認のうえお返事ください。
2年以上続けて弊社サービスをご利用いただく場合は、前年度の受検者リストと内容を比較いたします。
そして、最新の在籍状況を反映するために、退職・休職と思われる方の一覧をお送り申し上げます。
また、実施にあたって送付・配信する各種お知らせの内容について、ご担当者様にあらかじめご確認いただきます。
実施にあたって周知されたいことなどがございましたら、対応いたしますので、ご相談くださいませ。
実施予告の配信・受検セットの発送
WEBによる実施の場合は、受検者様のメールアドレスに実施予告メールを配信します。
予告メールの送信に失敗した場合、ご担当者様に送信が失敗した受検者様のお名前とメールアドレスをお知らせします。
メールアドレスの誤記や、迷惑メール設定による影響がないかどうかご確認ください。
マークシートによる実施の場合は、マークシート受検セットを印刷し、封筒に収納してお届けします。
予備をおつけしますので、受検セットの紛失や、受検者の追加等がございましたらご利用ください。
ストレスチェック実施
ストレスチェック実施期間中に必要な業務は、実施の方式により異なります。
WEBによる実施の場合
実施期間の初日に、受検用ページへのログインURL・ID・パスワードを記載したメールを配信し、開始となります。
実施期間中は弊社担当者が受検状況を確認し、未受検者に対して受検をすすめるメールを配信します。
メール配信は通常、実施期間の折り返し、実施終了2日前、実施終了当日の3回行います。
同じタイミングで、ご担当者様には受検状況と未受検者の一覧をご報告いたします。
受検率に応じたメールの配信タイミング変更や、実施期間の変更が可能です。
受検者様のログインパスワードのリセットやその他の不具合、受検に関するお問い合わせにつきましては、弊社にて対応いたします。
マークシートによる実施の場合
受検セットを受検者の皆さまに配布いただき、実施最終日までに提出された回答を回収・保管してください。
実施期間の終了後、回収した回答を着払いにて弊社までご送付ください。
再提出・聞き取り
回答読み取り時に、未回答の設問や複数マークされている設問が見受けられた場合、マークシートの再提出か聞き取りによる修正を行えます。
再提出の場合は、修正箇所に印をつけたマークシートを封筒に入れ、再提出セットとして再度送付いたします。
ご担当者様はマークシートを対象者に再度配布いただき、回収の上返送ください。
聞き取りの場合は、対象者のお名前と、聞き取り受付の電話番号をご担当者様にお知らせいたします。
ご担当者様から対象者の方に、受付の電話番号をお知らせください。
対象者ご本人様から弊社にお電話があれば、質問を読み上げ、回答していただきます。
受検結果の通知
高ストレス者・結果通知文書の確認
ストレスチェック受検結果プロフィール票の作成により、個人のストレス状況が判定されます。
点数基準により「高ストレス」と判定された受検者のリストを実施者（医師・保健師等）に送信し、医師による面接指導の対象とするかどうかの確認を取ります。
実施者への確認で、面接指導が必要と判断された受検者には「医師による面接指導のご案内」をいたします。
「医師による面接指導のご案内」の内容につきましては、あらかじめご担当者様に内容をご確認いただきます。
ストレスチェック受検結果の通知
受検結果プロフィール票と、それに付随する文書の内容確認ができましたら、受検者ご本人様に結果をお知らせいたします。
WEB受検の場合はストレスチェック受検後すぐ受検結果を確認できますが、改めてメールを配信し、結果の閲覧方法をご案内します。
ご要望いただいた場合は、WEB受検の結果を紙に印刷し、後述するマークシート受検結果と同じようにお届けすることも可能です。
マークシート受検の場合は、ストレスチェック受検結果プロフィール票などが封入された封筒を事業場にお届けいたします。
事業場のご担当者様は、受検者ご本人様に封筒を配布くださいますようお願いいたします。
受検結果の配布と同時に、医師による面接指導の受付期間に入ります。
医師による面接指導の受付窓口に希望者からご連絡がありましたら、日程と場所を調整後、面接指導の受付をいたします。
集団ごとの集計・分析
受検結果が確定し次第、弊社にて集団ごとの集計と分析を行います。
えがおパートナーズの集団ごとの集計・分析の詳細に関しましては、別ページのご説明をご覧ください。
集計・分析にあたっては、受検結果を個人の特定ができない集団にグループ分けいたします。
グループ分けの基準は業務実態によります。このため、集計・分析担当者からご担当者様にお問い合わせをする場合がございます。
集団ごとの集計・分析が完了しましたら、レポートを作成し、ご担当者様に報告いたします。
労働基準監督署への報告
常時50人以上の労働者を使用する事業者は、労働基準監督署に「心理的な負担の程度を把握するための検査結果等報告書」を提出する義務があります。
提出自体はご担当者様が行うことになりますが、報告書への一部記入は弊社で行うことができます。