ストレスフリーに伝わる文と表【こころの休憩室】

カバー画像出典：PAKUTASO

こんにちは。皆様の心身の健康をサポートする「えがおパートナーズ」です。

先月は「ストレスフリーに伝わる資料の作り方」と題して、文字や色、余白の扱い方をご説明しました。
今回は「文」と「表」の作り方について考えてみましょう。
「伝えたいことを分かってもらえていない気がする」とお悩みのとき、お役に立てば幸いです。

文――短さは分かりやすさ

分かりやすい文章には特徴があります。一文が短いことです。
短い文章は構造が単純です。
一方、ひとつの文が長いほどその構造は複雑になり、その分難しくなっていきます。

「伝える」ための文章として、一文を短くするときは
「ひとつの文でひとつだけ伝える」ことを心がけてください。
主語と述語をひとつずつ使ったら句点（文末の「。」）を置きます。
「伝える」ための文ですから、もってまわった言葉づかいやあいまいな表現は避けましょう。

実際に「これがああでこうで、それで……」と考えながら書いているときは、
どこで区切ればいいか分からないこともありますね。
まずはそれでも構いません。思いつくまま書いてから短くすればいいのです。

単語は思い浮かぶのに文章にならないときも、まずは書けるだけ書きましょう。
あとから単語同士を繋ぎ合わせれば、最低限の文になります。

最初から完璧に書こうとせず、伝えたいことを整理してシンプルに整えることが大切です。
余裕があったら言葉を磨いて「美しい文章」に仕上げていきましょう。

表――「使う」か「見せる」か？

表を作るときに重要な問いがひとつあります。「それは使う表か？　見せる表か？」です。

「使う表」とは自分自身や他の人が編集・入力を行うための表です。
一方、「見せる表」とはプレゼン資料や印刷物として他人に情報を伝える・見せるための表です。

「使う表」と「見せる表」は別のものです。
ここを間違えると、「使う」にあたって都合がよくても「見せる」には適さない表や、
「見せる」分にはいいものの「使う」となると苦労する表ができあがります。

見づらい表は当然理解を損ないます。
使いづらい表も、使いづらさに気を取られ、
表の内容への意識がおざなりになってしまいます。
きちんと中身を見てもらえるよう、用途によって作り方を変えましょう。

「使う」表は編集しやすいことが第一です。
並べ替えや行・列の増減に手間をかけない作りにすることを心がけましょう。
一方「見せる」表は、情報が分かりやすく伝わることを優先します。
セルを結合して情報量を減らしたり、複数の表を並べたりしても差し支えありません。

「使う」「見せる」の両方に使えるテクニックもあります。
例えば行の背景に一行おきに薄い色をつけることです。
罫線より設定は大変ですが、その分表全体がすっきりし、行を間違えづらくなります。

「使う表」と「見せる表」の両方が必要な時は、別々に用意するといいでしょう。
「使う表」にデータを入力したら、必要な情報を抽出してデザインを整えた「見せる表」を作ります。
最新バージョンのExcelではデータを抽出するFILTER関数などが実装されています。
「使う表」に入力されたデータに変更があると、
自動的に「見せる表」へ反映させられます。

相手や状況によって、適切な伝え方は変わってくることでしょう。
迷ったときは「一文は短く」「使う表・見せる表」に立ち返り、伝え方を調整していきましょう。

2025年2月
文責：林

• 参考文献
  • 高橋佑磨・片山なつ,「伝わるデザイン」, https://tsutawarudesign.com/, 2025年1月16日閲覧
  • 文化庁, 公用文作成の考え方, https://www.bunka.go.jp/seisaku/bunkashingikai/kokugo/hokoku/pdf/93651301_01.pdf, 2025年2月14日閲覧
  • 総務省, 統計表における機械判読可能なデータ作成に関する表記方法, https://www.soumu.go.jp/main_content/000723626.pdf, 2025年2月13日閲覧