なぜか「忙しい」と感じるあなたに【こころの休憩室】
えがおパートナーズ
皆さん、こんにちは。
皆さんの心身の健康をサポートする「えがおパートナーズ」です。
日頃、なんとなく「いつも忙しい」と感じている方は多いと思います。
なんで私だけ？ と思っているあなたに、
多忙な日常を効率的に管理するための
「タスク管理」と「時間管理」の技術を紹介します。
これらの方法をうまく取り入れることで、
日々の作業をより効果的に進めることができ、
生産性を高めることが可能になるでしょう。
1. 効率的なタスク管理
●ステップ1（タスクの書き出し収集と整理）
まず、頭の中にある全てのタスクを書き出すことから始めましょう。
デジタルツールでも紙のノートでもどちらでも構いません。
仕事、家庭、個人の目標に関連する全ての活動をリストアップしましょう。
●ステップ2（タスクの分類）
次に、リストアップしたタスクを緊急度と重要度に基づいて分類します。
有名な「アイゼンハワー・ボックス」を使用し、
タスクを以下の4つのカテゴリに分けると効果的です。
- 緊急かつ重要・・・すぐに対応
（例: 締切が今日のレポート作成） - 重要だが緊急でない・・・スケジュールを立てて後で対応
（例: 長期プロジェクト） - 緊急だが重要でない・・・可能なら他人に委託
（例: 急な電話対応） - 緊急でも重要でもない・・・無視又は削除
（例:余計なメール）
●ステップ3（実行）
優先度に従ってタスクを処理します。
特に「緊急かつ重要」なタスクから始め、
時間の許す限り「重要だが緊急でない」タスクに時間を割くことが重要です。
有名なパレートの法則（80/20ルール）がありますが、
全体の成果の80%は、20%のタスクから生まれるという考え方があります。
この法則を利用して、
最も影響力の高いタスクに集中し、それ以外は後回しにするか削除することも
成果をあげるためには有効な選択肢と言えます。
また、全てのタスクを自分で行う必要はありません。
他人に委譲できるタスクは委譲し、重要でないタスクは削除しましょう。
これにより、より重要なタスクに集中できるようになり、
より効果的な成果を上げることが可能になります。
この方法を用いることでタスクの優先順位が明確になり、
次のタスクの時間管理もしやすくなります。
2. 時間管理術
次に、時間管理術の「タイムボックス法」や「ポモドーロテクニック」は、
時間管理の優れた手法です。
これらの方法は、一定の時間内に集中してタスクを完了させ、
計画的な休憩を取ることで、効率的な仕事の進め方を実現します。
1.タイムボックス法
25分間の集中作業後に5分間の休憩を取る30分サイクル、
50分の作業後に10分の休憩を取る60分サイクル、
75分の作業後に15分の休憩を取る90分サイクルという
3つのパターンがあります。
2.ポモドーロテクニック
25分間の集中作業と5分間の休憩を交互に繰り返します。
これは1980年代にフランチェスコ・シリロによって開発された手法で、
彼はトマト形のキッチンタイマーを使用し、短時間での集中作業の有効性を体感し、
このテクニックを普及させました。
3. 最後に、「エッセンシャル思考」という本をご紹介します。
「エッセンシャル思考」はグレッグ・マキューンによって書かれた自己啓発書です。
この本は、忙しい日常生活の中で最も重要なことに焦点を当て、無駄な活動を削減する
「エッセンシャル思考」の哲学を提唱しています。
この本のアプローチも、これまでの方法と同様、以下の要素に基づいています。
- 何が最も重要かを見極め、その優先順位をつける
重要でないことには意図的に「ノー」と言い、
多くの選択肢から本当に価値のあるものだけを選ぶ力を身につける。 - 計画を立て、実行に移す際はプロセスを単純化する。
無駄なプロセスや活動を省き、エネルギーと時間を節約する。 - 習慣の形成
エッセンシャル思考を継続的に行う習慣を身につけ、
定期的に自己評価と改善をしていく。（PDCAサイクル）
仕事に集中し、疲れを溜めずに生産性を高めたいと考える
多くの社会人にとって、これらの「タスク管理」と「時間管理」の手法は非常に有効になります。
仕事の時間とプライベートの時間のオンとオフの切り替えをしやすくできますので、
燃え尽き症候群の防止やメンタルヘルスにもとても大切なことですので、
自分に合った方法を見つけ積極的に活用していってください。
2024年5月
文責: 大内
